Articolo 1 | Ambito di applicazione del Regolamento e applicazione della Procedura
Il presente regolamento (di seguito denominato “Regolamento”) disciplina la procedura per la risoluzione delle controversie sottoposte alla MCP GAAN CONSULTING, organismo di conciliazione indipendente (di seguito denominato semplicemente “Organismo”) costituito allo scopo di gestire il procedimento di conciliazione ai sensi della normativa vigente.
L’organismo di conciliazione svolge, tramite un conciliatore, attività di mediazione sia facoltativa che obbligatoria nelle materie indicate espressamente nell’art. 5 del d.lgs 28/2010. Tali materie riguardano le controversie civili e commerciali in materia di diritti disponibili delle parti secondo le disposizioni dell’art. 2 del d. lgs 28/2010.
Articolo 2 | Il Mediatore
Il mediatore non decide la controversia, ma aiuta le parti nella composizione della stessa, tramite la ricerca di un accordo soddisfacente. Il mediatore è individuato dal Responsabile dell’Organismo nel rispetto della normativa vigente. La designazione avviene secondo criteri di specifica competenza, disponibilità ed esperienza in mediazione, tenendo conto dell’oggetto e delle parti della controversia, in maniera da assicurare l’imparzialità e l’idoneità al corretto e sollecito espletamento dell’incarico. Le parti possono individuare congiuntamente il mediatore tra i nominativi inseriti nell’elenco mediatori dell’Organismo.
Prima dell’inizio di ciascun procedimento di mediazione e comunque prima dell’incontro con le parti, il mediatore sottoscrive un’apposita dichiarazione di imparzialità, indipendenza e neutralità e aderisce al codice etico. Ove si renda necessario e secondo quanto previsto dalla legge, il Responsabile dell’Organismo può individuare un co-mediatore che aiuti il mediatore nell’esercizio della sua funzione.
Criteri inderogabili per l’assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore designato, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta.
Articolo 3 | Avvio della procedura di conciliazione
Chiunque desideri ricorrere alla procedura di mediazione, anche volontariamente, per la conciliazione di una controversia civile o commerciale in materia di diritti disponibili, deve presentare personalmente o con l’ausilio di un difensore domanda scritta all’Organismo. La domanda può essere presentata anche a mezzo fax o per posta elettronica certificata al fine di garantire la sicurezza delle comunicazioni e il rispetto della riservatezza. La domanda può essere presentata anche congiuntamente dalle parti coinvolte.
Le parti possono avviare la conciliazione, o aderire ad essa, sia utilizzando gli appositi moduli predisposti dall’Organismo, sia in carta libera purché la domanda di conciliazione contenga le stesse informazioni richieste dai suddetti moduli. E’ predisposto e disponibile al pubblico, presso la segreteria dell’organismo e sul sito, un modello prestampato di domanda.
La procedura s’intende avviata alla data del ricevimento della domanda da parte dell’Organismo.
La domanda deve essere sottoscritta dal richiedente e contenere le seguenti informazioni:
a) generalità della parte richiedente con recapiti telefonici ed elettronici ed il codice fiscale;
b) nome dell’eventuale rappresentante nella procedura con indicazione dei poteri di rappresentanza per transigere la controversia;
c) nome o denominazione, indirizzo e quant’altro possa servire a contattare la(e) parte(i) nei cui confronti si desidera attivare la procedura;
d) un’esposizione sintetica dei fatti e delle ragioni del contendere con le conseguenti richieste nei confronti dell’altra parte;
e) eventuali documenti probatori;
f) il valore indicativo della controversia;
g) l’accettazione del Regolamento e della tabella delle indennità;
h) eventuali indicazioni per la nomina del conciliatore tra quelli accreditati dall’Organismo.
L’Organismo, nel tempo più breve possibile dalla presentazione della domanda, contatta la(e) controparte(i) per proporre un tentativo di conciliazione. Se la parte invitata non conferma per iscritto, entro 15 giorni, di accettare di partecipare alla procedura o rifiuta espressamente di aderire, il Mediatore svolgerà ugualmente l’incontro con la parte istante e la segreteria dell’Organismo provvederà a rilasciare l’attestato di conclusione del procedimento solo all’esito del verbale di mancata parteciapazione della parte invitata e mancato accordo. L’Organismo può comunque concludere la procedura in qualsiasi momento qualora le parti dichiarino o dimostrino di non avere interesse a proseguire il tentativo di conciliazione.
Alla parte invitata che accetta di partecipare alla procedura è richiesto di specificare nella risposta:
a) generalità della parte richiedente con recapiti telefonici ed elettronici ed il codice fiscale (se persona giuridica: denominazione, tipo, sede e legale rappresentante);
b) nome dell’eventuale rappresentante nella procedura con indicazione dei poteri di rappresentanza per transigere la controversia;
c) un’esposizione sommaria dei fatti e delle ragioni del contendere con le conseguenti richieste nei confronti dell’altra parte;
d) l’accettazione del Regolamento e della tabella delle indennità;
e) eventuali indicazioni per la nomina del conciliatore tra quelli accreditati dall’Organismo.
Nel corso del procedimento il conciliatore designato può richiedere a ciascuna parte di fornire chiarimenti, informazioni aggiuntive e documenti ulteriori ritenuti utili.
Articolo 4 | L’incontro di Mediazione
La sede dell’incontro è presso la sede dell’Organismo o, eventualmente, presso un’altra sede concordata tra le parti, il mediatore e il Responsabile dell’Organismo. Le parti partecipano all’incontro personalmente. In casi particolari, tramite apposita delega scritta, possono farsi sostituire da un proprio rappresentante informato dei fatti e munito dei necessari poteri.
Le parti possono farsi assistere da un difensore tecnico o da un consulente di fiducia. Il mediatore conduce l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti sia congiuntamente che separatamente. Il mediatore, d’intesa con le parti, può fissare eventuali incontri successivi al primo. Su richiesta del mediatore il Responsabile dell’Organismo individua un consulente tecnico seguendo le indicazioni fornite dallo stesso mediatore, sempre che tutte le parti siano d’accordo e si impegnino a sostenerne gli eventuali oneri in eguale misura, salvo diverso accordo. Il compenso del consulente tecnico sarà determinato sulla base del Tariffario stabilito per i consulenti tecnici del Tribunale e al pagamento dello stesso provvederanno direttamente le parti.
Agli incontri di mediazione può assistere, a titolo gratuito e previo consenso anche verbale delle parti, un mediatore tirocinante. Lo stesso è tenuto al rispetto dei doveri di riservatezza e non prende parte in alcun modo alla mediazione.
Articolo 5 | Esito dell’incontro di Mediazione
Il verbale di mediazione è un documento sottoscritto dalle parti e dal mediatore, secondo quanto previsto dalla legge, dà atto dell’esito dell’incontro ed eventualmente, dell’impossibilità di una parte di sottoscriverlo. Quando l’accordo non è raggiunto, il mediatore può formulare una proposta di conciliazione. In ogni caso, il mediatore formula una proposta di conciliazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. Prima di formulare la proposta, il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all’articolo 13 del d.lgl. 28/2010.
La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto, tramite la Segreteria. Le parti fanno pervenire alla Segreteria, per iscritto ed entro sette giorni, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
Al termine del procedimento di mediazione la Segreteria consegna alle parti la scheda di valutazione. Tutti gli oneri e obblighi derivanti dall’accordo raggiunto restano a carico delle parti.
Articolo 6 | Riservatezza
Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso dell’incontro non può essere registrato o verbalizzato. Rispetto alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite nel corso di eventuali sessioni separate e salvo il consenso della parte da cui le dichiarazioni e le informazioni stesse provengano, il mediatore e coloro che siano eventualmente presenti sono tenuti alla riservatezza nei riguardi di tutti gli altri soggetti.
Parimenti, il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono all’incontro non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso del procedimento di mediazione. A tal fine, i soggetti, diversi dalle parti e dagli addetti della Segreteria, presenti all’incontro di mediazione, dovranno sottoscrivere apposita dichiarazione.
Le parti non possono utilizzare, nel corso di un eventuale successivo giudizio, arbitrato o procedimento contenzioso promossi dalle stesse parti in relazione al medesimo oggetto, anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l’insuccesso della mediazione, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di mediazione, salvo il caso in cui vi sia consenso della parte da cui provengono le informazioni e le dichiarazioni. Le parti non possono chiamare il mediatore, gli addetti della Segreteria e chiunque altro abbia preso parte al procedimento a testimoniare in giudizio o deferire il giuramento decisorio sui fatti e sulle circostanze di cui sono venuti a conoscenza in relazione al procedimento di mediazione.
Articolo 7 | Adempimenti e responsabilità delle parti
Sono di esclusiva responsabilità delle parti: la proponibilità della domanda, con riferimento alla materia ed alle ragioni della richiesta; la qualificazione della natura della controversia; la forma e il contenuto dell’atto con cui la parte conferisce delega al proprio rappresentante; la veridicità e correttezza delle dichiarazioni inerenti alla eventuale richiesta di gratuito patrocinio; l’indicazione del valore della controversia; l’individuazione dei soggetti nei confronti dei quali la domanda viene presentata; la dichiarazione, che la parte rilascia contestualmente al deposito della domanda di mediazione, di non avere avviato presso altri Organismi la medesima procedura. L’Organismo non può essere comunque ritenuto responsabile di eventuali decadenze o prescrizioni, conseguenti a: mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell’Organismo; imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell’oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell’istante. In entrambi i casi uniche responsabili sono le parti interessate. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, è fatta salva la possibilità per la parte istante di effettuare a propria cura la comunicazione del deposito della domanda di mediazione, anche senza l’indicazione della data dell’incontro di mediazione.